Protokollführung

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Einleitung

Protokollführung ist eine wesentliche Kompetenz in vielen Bereichen des beruflichen und akademischen Lebens. Sie dient dazu, Diskussionen, Beschlüsse und Ergebnisse von Meetings, Konferenzen oder jeglicher Art von Zusammenkünften festzuhalten. Ein gutes Protokoll sichert die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungsprozessen und ist eine unverzichtbare Grundlage für die weitere Arbeit. In diesem aiMOOC lernst Du, wie Du effektiv Protokolle erstellst, welche Arten von Protokollen es gibt und wie Du sie in verschiedenen Kontexten anwendest.

Arten von Protokollen

Verlaufsprotokoll

Ein Verlaufsprotokoll dokumentiert detailliert den Ablauf einer Sitzung oder Veranstaltung. Es umfasst die chronologische Aufzeichnung aller Diskussionspunkte, Kommentare und Entscheidungen.

Ergebnisprotokoll

Im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll konzentriert sich das Ergebnisprotokoll auf die Resultate der Besprechung. Es hält Beschlüsse, Zustimmungen und Aufgaben fest, die während der Sitzung vereinbart wurden.

Beschlussprotokoll

Das Beschlussprotokoll ist eine spezielle Form des Protokolls, das ausschließlich die gefassten Beschlüsse einer Sitzung dokumentiert. Es ist besonders übersichtlich und auf das Wesentliche konzentriert.

Grundlagen der Protokollführung

Vor der Sitzung

1. Vorbereiten: Kläre den Zweck des Protokolls und die Erwartungen der Teilnehmenden.
2. Studieren der Tagesordnung: Dies hilft, die Struktur des Protokolls zu planen.
3. Bereitstellen der notwendigen Materialien: Stifte, Laptop, Vorlagen.

Während der Sitzung

1. Aktiv zuhören: Wichtige Punkte und Entscheidungen notieren.
2. Unklarheiten sofort klären: Bei Unklarheiten direkt nachfragen.
3. Chronologisch notieren: Für ein Verlaufsprotokoll wichtig.

Nach der Sitzung

1. Ausarbeiten des Protokolls: Solange die Diskussionen noch frisch im Gedächtnis sind.
2. Korrekturlesen: Tippfehler und grammatische Fehler korrigieren.
3. Freigabe und Verteilung: Das Protokoll an alle Teilnehmenden senden.

Interaktive Aufgaben

Quiz: Teste Dein Wissen

Welche Art von Protokoll dokumentiert ausschließlich die gefassten Beschlüsse einer Sitzung? (Beschlussprotokoll) (!Verlaufsprotokoll) (!Ergebnisprotokoll) (!Aktionsprotokoll)

Was ist der erste Schritt bei der Vorbereitung zur Protokollführung? (Vorbereiten und Klären des Protokollzwecks) (!Das Protokoll während der Sitzung schreiben) (!Die Teilnehmerliste erstellen) (!Das Protokoll direkt nach der Sitzung verteilen)

Worauf konzentriert sich ein Ergebnisprotokoll? (Auf die Resultate der Besprechung) (!Auf den detaillierten Ablauf der Besprechung) (!Ausschließlich auf die Anwesenheit der Teilnehmer) (!Auf die persönlichen Meinungen der Teilnehmer)

Was ist ein wesentliches Element der Nachbereitung eines Protokolls? (Korrekturlesen) (!Das Protokoll vor der Sitzung schreiben) (!Die Teilnehmer während der Sitzung auswählen) (!Ein neues Meeting planen)

Welches Material sollte für die Protokollführung bereitgestellt werden? (Stifte und Laptop) (!Ein Beamer) (!Ein Whiteboard) (!Eine Kaffeemaschine)

Wie sollte man während der Sitzung vorgehen, wenn Unklarheiten auftreten? (Unklarheiten sofort klären) (!Ignorieren und später raten) (!Nur die Beschlüsse notieren) (!Warten, bis die Sitzung vorbei ist)

Wofür ist aktives Zuhören während der Sitzung wichtig? (Um wichtige Punkte und Entscheidungen zu notieren) (!Um die Sitzung zu leiten) (!Um die Zeit zu überbrücken) (!Um die Tagesordnung zu erstellen)

In welcher Form sollten Notizen für ein Verlaufsprotokoll gemacht werden? (Chronologisch) (!Zufällig) (!Nur in Stichpunkten) (!Als Gedicht)

Was sollte unmittelbar nach der Sitzung gemacht werden? (Ausarbeiten des Protokolls) (!Eine Pause einlegen) (!Das nächste Meeting planen) (!Die Teilnehmerliste löschen)

Wem sollte das fertige Protokoll gesendet werden? (An alle Teilnehmenden) (!Nur an den Chef) (!An ausgewählte Mitglieder) (!An niemanden, es bleibt geheim)

Memory

Verlaufsprotokoll	Detaillierte chronologische Aufzeichnung
Ergebnisprotokoll	Konzentration auf Resultate
Beschlussprotokoll	Dokumentation der gefassten Beschlüsse
Korrekturlesen	Nachbereitung eines Protokolls
Aktives Zuhören	Wichtig für die Notierung von Entscheidungen

Kreuzworträtsel

vorbereiten	Was sollte man als ersten Schritt bei der Protokollführung tun?
beschlussprotokoll	Welche Art von Protokoll dokumentiert ausschließlich gefasste Beschlüsse?
resultate	Worauf konzentriert sich ein Ergebnisprotokoll?
korrekturlesen	Was ist ein wesentliches Element der Nachbereitung eines Protokolls?
laptop	Welches Material sollte für die Protokollführung bereitgestellt werden?
klären	Wie sollte man während der Sitzung vorgehen, wenn Unklarheiten auftreten?
notizen	Wie sollte man für ein Verlaufsprotokoll während der Sitzung vorgehen?
teilnehmenden	Wem sollte das fertige Protokoll gesendet werden?

Lückentext

Vervollständige den Text.

Die Protokollführung beginnt mit der und dem Klären des Zwecks des Protokolls. Während der Sitzung ist essentiell, um wichtige Punkte und Entscheidungen zu notieren. Unklarheiten sollten werden. Nach der Sitzung ist das des Protokolls sowie das und die an die Teilnehmenden wichtig.

Offene Aufgaben

Leicht

1. Protokollvorlage erstellen: Gestalte eine Vorlage für ein Beschlussprotokoll.
2. Protokollführung üben: Führe bei einem fiktiven Meeting Protokoll.

Standard

1. Tagesordnung analysieren: Erstelle eine Tagesordnung für ein kommendes Meeting und plane die Struktur des Protokolls.
2. Protokollanalyse: Vergleiche zwei verschiedene Arten von Protokollen und diskutiere ihre Vor- und Nachteile.

Schwer

1. Protokollführung in der Praxis: Führe Protokoll bei einer realen Sitzung und reflektiere über die Herausforderungen.
2. Technologie und Protokollführung: Erforsche, wie digitale Tools die Protokollführung verbessern können.

Mündliche Prüfung

1. Diskutiere die Bedeutung der Protokollführung in der modernen Arbeitswelt.
2. Wie kann die Qualität von Protokollen verbessert werden?
3. Welche Rolle spielt die Protokollführung bei der Entscheidungsfindung in Unternehmen?
4. Erörtere die Vor- und Nachteile von digitalen gegenüber analogen Protokollführungsmethoden.
5. Vergleiche Verlaufs- und Ergebnisprotokolle in Bezug auf ihre Effektivität in verschiedenen Sitzungstypen.

Links

Protokollführung Verlaufsprotokoll Ergebnisprotokoll Beschlussprotokoll Vorbereitung Nachbereitung

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