Schreiben - Merkmale nach denen ein Protokoll verfasst wird - Zu einem Ereignis handschriftlich ein Protokoll anfertigen - R - Kompetenzraster Deutsch 8

Einleitung

Protokolle sind eine wesentliche Komponente in vielen Bereichen des beruflichen und akademischen Lebens. Sie dienen der Dokumentation von Besprechungen, Konferenzen, Diskussionen und anderen Veranstaltungen, um die getroffenen Entscheidungen, diskutierten Punkte und zukünftigen Aktionspläne festzuhalten. Das Verfassen eines Protokolls erfordert eine strukturierte Herangehensweise, um sicherzustellen, dass alle wesentlichen Informationen präzise und klar dokumentiert werden. In diesem aiMOOC werden die Schlüsselmerkmale und die Vorgehensweise beim Verfassen eines Protokolls detailliert erläutert. Zusätzlich wirst Du lernen, wie Du handschriftlich ein Protokoll für ein weiteres Ereignis anfertigen kannst.

Merkmale eines Protokolls

Ein Protokoll sollte folgende Merkmale aufweisen, um seine Funktion effektiv zu erfüllen:

Überschrift

Die Überschrift sollte den Anlass der Besprechung oder Veranstaltung klar benennen. Sie enthält in der Regel den Namen der Veranstaltung, das Datum, den Ort und die Uhrzeit.

Teilnehmerliste

Eine Liste aller anwesenden Personen. Es kann auch nützlich sein, die Abwesenden zu vermerken, besonders wenn ihre Anwesenheit erwartet wurde.

Tagesordnungspunkte

Die Diskussionspunkte oder Tagesordnungspunkte, die während der Sitzung behandelt wurden. Diese sollten in der Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie diskutiert wurden.

Inhaltsangabe

Eine detaillierte Beschreibung der Diskussionen zu jedem Tagesordnungspunkt, einschließlich der getroffenen Entscheidungen, zugewiesenen Aufgaben und festgelegten Fristen.

Beschlüsse

Eine klare Auflistung aller während der Sitzung getroffenen Entscheidungen, inklusive der Zustimmungen und gegebenenfalls der Gegenstimmen.

Aufgaben und Fristen

Eine Liste der Aufgaben, die zugewiesen wurden, wer für deren Durchführung verantwortlich ist und bis wann diese erledigt sein müssen.

Unterschrift

Das Protokoll sollte von der protokollführenden Person und gegebenenfalls vom Sitzungsleiter unterschrieben werden, um die Authentizität und Genauigkeit des Dokuments zu bestätigen.

Verfassen eines Protokolls

Die folgenden Schritte helfen Dir, ein effektives Protokoll zu verfassen:

Vorbereitung

Informiere Dich im Vorfeld über die Tagesordnung und die Ziele der Besprechung.
Stelle sicher, dass Du alle notwendigen Materialien (Notizbuch, Stifte, Laptop) zur Hand hast.

Während der Besprechung

Notiere die Namen der Anwesenden und etwaige Abwesenheiten.
Verfolge die Diskussion und halte wichtige Punkte, Entscheidungen und Aufgaben fest.

Nachbereitung

Formuliere das Protokoll so bald wie möglich nach der Sitzung, um Genauigkeit zu gewährleisten.
Überprüfe das Dokument auf Vollständigkeit und Klarheit.
Leite das Protokoll an alle relevanten Personen weiter.

Interaktive Aufgaben

Quiz: Teste Dein Wissen

Was ist der erste Schritt beim Verfassen eines Protokolls? (Vorbereitung) (!Beginn der Besprechung notieren) (!Auflistung der Teilnehmer) (!Protokoll unterschreiben)

Welcher Punkt ist nicht Teil eines typischen Protokolls? (!Teilnehmerliste) (!Tagesordnungspunkte) (!Persönliche Meinungen) (!Beschlüsse)

Was soll unmittelbar nach einer Besprechung gemacht werden? (Nachbereitung) (!Pause einlegen) (!Nächste Besprechung planen) (!Teilnehmerliste aktualisieren)

Wer sollte das Protokoll unterschreiben? (Protokollführende Person) (!Alle Teilnehmer) (!Der Chef) (!Die Sekretärin)

Was gehört nicht zur Vorbereitung auf das Verfassen eines Protokolls? (!Informieren über die Tagesordnung) (!Notwendige Materialien bereitlegen) (Persönliche Meinungen vorbereiten) (!Die Ziele der Besprechung verstehen)

Memory

Überschrift	Klare Benennung des Anlasses
Inhaltsangabe	Detaillierte Beschreibung der Diskussionen
Beschlüsse	Liste der getroffenen Entscheidungen
Aufgaben und Fristen	Wer macht was bis wann
Unterschrift	Bestätigung der Authentizität

Kreuzworträtsel

vorbereitung	Erster Schritt beim Verfassen eines Protokolls
teilnehmer	Personen, deren Anwesenheit im Protokoll vermerkt wird
beschluesse	Getroffene Entscheidungen während der Sitzung
aufgaben	Werden zugewiesen und müssen bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein
unterschrift	Bestätigt die Richtigkeit des Protokolls

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Lückentext

Offene Aufgaben

Leicht

Erstelle ein handschriftliches Protokoll einer fiktiven Besprechung deiner Wahl. Achte auf die Struktur und die Merkmale, die wir besprochen haben.
Diskutiere mit einem Partner, warum es wichtig ist, Protokolle von Besprechungen zu führen.

Standard

Vergleiche zwei Protokolle von realen oder fiktiven Besprechungen. Identifiziere Stärken und Schwächen in der Struktur und im Inhalt.
Entwickle eine Checkliste für die effektive Vorbereitung auf das Schreiben eines Protokolls.

Schwer

Analysiere ein reales Protokoll (mit Einverständnis der Teilnehmenden). Wie gut wurden die diskutierten Punkte und Beschlüsse dokumentiert? Gibt es Verbesserungsvorschläge?
Erstelle ein Tutorial oder eine Präsentation, die anderen beibringt, wie man ein effektives Protokoll schreibt.

Mündliche Prüfung

Diskutiere die Rolle von Protokollen in der Entscheidungsfindung und im Projektmanagement.
Erkläre, wie ein gut strukturiertes Protokoll die Kommunikation innerhalb eines Teams verbessern kann.
Reflektiere über die Herausforderungen beim Verfassen eines Protokolls und wie man sie überwinden kann.
Beschreibe den Prozess der Nachbereitung eines Protokolls und dessen Bedeutung für die Dokumentation.
Bewerte, inwiefern das Protokoll als historisches Dokument einer Organisation dienen kann.